Gestão de exames
periódicos para o RH
Cliente
ONYMA
Ano
2023
Sobre a Onyma
A Onyma é uma startup que atua no segmento de saúde ocupacional. Seu modelo de negócios é B2B, tendo como principal público-alvo empresas que buscam soluções digitais para a gestão de sua saúde ocupacional. A Onyma oferece soluções como agendamento e realização de exames ocupacionais (admissionais, periódicos, demissionais etc.), criação e gestão de documentos regulatórios relacionados à saúde e segurança do trabalho (PGR e PCMSO), envio de eventos para o eSocial, entre outros. Tudo isso é oferecido dentro uma plataforma para que os profissionais de RH tenham acesso a todos esses recursos.
Sobre o problema
Uma questão muito importante dentro da saúde ocupacional é a gestão de exames periódicos de uma empresa. Sabe aquele exame médico que toda pessoa que trabalha sob o regime CLT precisa fazer todo ano, ou a cada dois anos? É dele que estamos falando.
A Onyma realiza o agendamento e toda a operação que envolve a realização de exames periódicos para os seus cliente, mas não oferecia nada relacionado a isso automatizado e integrado ao produto.
Com o tempo, começamos a perceber que ter uma área dentro da plataforma que os usuários pudessem fazer uma gestão mais eficiente e organizada dos exames periódicos era uma necessidade cada vez mais latente dos usuários.
A ausência desse recursos acarretava em problemas não só para o cliente, que precisa atender questões regulatórias garantindo que os exames periódicos dos colaboradores estejam em dia, mas também para a Onyma, que é a empresa responsável pela saúde ocupacional de seus clientes, e sem oferecer esse recurso, acaba sofrendo com uma quantia de tempo considerável sendo despendido pela equipe de Customer Success, Operações e Produto para atender e realizar tarefas manuais dos clientes sobre os exames periódicos.
Reunião de kick-off
Como primeiro ato dando início ao projeto, reunimos todos os stakeholders com o objetivo de contextualizar o problema, suas causas raízes e deixar todas as pessoas envolvidas com o projeto na mesma página.
Pesquisa com usuários
Conduzimos entrevistas one-on-one com RHs, que são os principais usuários da plataforma, com o objetivo de entender suas experiências e desafios em relação à gestão dos exames periódicos dos colaboradores. Dentre as perguntas, abordamos assuntos como:
As principais dores e necessidades relacionadas à gestão dos exames periódicos;
Como se organizavam atualmente para atender questões regulatórias e manter os exames em dia;
Como imaginavam um recurso na plataforma que permitisse solucionar essa dor.
Também realizamos pesquisas quantitativas com outra parcela de usuários através de questionário online, coletando dados sobre a frequência de uso da plataforma, taxas de sucesso nas tarefas realizadas e níveis de satisfação.
Análise de benchmark
Para entender as práticas de mercado, realizamos uma análise comparativa com uma empresa concorrente no setor de saúde ocupacional. As seguintes características foram analisadas:
Design da interface do usuário: avaliamos a consistência, estética, usabilidade, clareza e simplicidade da interface;
Fluxo: analisamos o fluxo de jornada dos usuários e identificamos onde eles foram mais eficientes e onde poderiam haver lacunas;
Funcionalidades: avaliamos as funcionalidades disponíveis, bem como a eficácia de cada uma delas em atender as necessidades dos usuários;
Organizando os dados obtidos + hipóteses de solução
Com base nos dados obtidos através das entrevistas com os usuários e nas análises de benchmark realizadas, utilizamos ferramentas de análises de dados para sintetizar os insights das pesquisas.
Começamos a levantar algumas hipóteses de solução, como a necessidade de uma seção específica para exames periódicos na plataforma, com recursos que facilitassem o acompanhamento e o agendamento dos exames.
Fluxograma da jornada dos usuários
Após avançar no processo de discovery, mapeamos e construímos um fluxograma com o passo a passo de como deveria ser a jornada dos usuários ao lidar com a gestão de exames periódicos, da primeira notificação de exames até a sua finalização.
Isso nos permitiu ter uma visão holística da jornada, ainda sem preocupações com interface, com o objetivo de entender se todas as etapas do fluxograma faziam sentido ou se haveria a necessidade de algum tipo de ajuste.
Muito importante ressaltar que o processo de validação do projeto se inicia nesta etapa. Gosto de incluir nessa validação do fluxograma o time de desenvolvimento, que já conseguira identificar eventuais limitações técnicas, e demais stakeholders, que vão confirmar se a solução pensada tem aderência ao negócio.
Desenhando e validando wireframes
Nesta etapa desenhamos os wireframes em baixa fidelidade, cujo objetivo foi materializar as ideias que foram concebidas e mirar na estruturação da hierarquia de informações, ainda sem grandes preocupações com cores, ícones, imagens e tipografias.
O foco foi organizar os elementos que precisariam constituir cada tela e dar sentido ao fluxograma que fora desenhado anteriormente, de modo que já fosse possível visualizar a jornada dos usuários entre as telas.
Validamos os wireframes com usuários, time de desenvolvimento e demais stakeholders, refinando o design com base nas sugestões e necessidades.
Protótipo navegável de alta fidelidade
Depois de validar os wireframes e consolidar no design os feedbacks recebidos que faziam sentido para o projeto, passamos para a etapa de criar um protótipo navegável de alta fidelidade. Nesta fase, o objetivo era trazer o design para a vida, incorporando cores, ícones, imagens, tipografias e microinterações, que refletissem a identidade da marca e mantivessem a experiência que foi projetada nos desenhos anteriores.
Este protótipo foi crucial para visualizar a solução final antes do desenvolvimento e para realizar testes de usabilidade. Ao compartilhá-lo com a equipe de back-end e front-end de desenvolvimento, eles puderam entender melhor o fluxo do usuário, o aspecto visual e como as funcionalidades deveriam ser implementadas.
Teste de usabilidade de com usuários
Ao finalizar o protótipo de alta fidelidade, realizamos testes de usabilidade com uma amostra dos nossos usuários. Nessa fase, foi crucial observar o comportamento dos usuários e obter feedback direto sobre a experiência deles com o protótipo.
Os usuários foram solicitados a realizar tarefas específicas enquanto interagiam com o protótipo, e as sessões de teste foram organizadas para simular o uso real do produto tanto quanto possível. Durante as sessões, fizemos questões abertas para entender o raciocínio dos usuários e identificar possíveis problemas de usabilidade.
Os testes nos proporcionaram uma compreensão mais profunda sobre como os usuários interagem com nosso design e onde podemos melhorar. As principais descobertas e insights foram documentados e compartilhados com a equipe de produto e desenvolvimento.
Com base nos feedbacks e observações, fizemos ajustes e refinamos o design. Essa iteração contínua do design, com base nos feedbacks, foi fundamental para garantir que a solução final tivesse aderência às necessidades reais dos usuários.
Resultados
A implementação da nova funcionalidade de gestão de exames periódicos teve um impacto significativo na eficiência da nossa plataforma. Os usuários reportaram uma melhora na facilidade de gerir o vencimento dos exames periódicos. A equipe de Customer Success notou uma redução nas demandas manuais, o que permitiu que eles dedicassem mais tempo a outras tarefas importantes.
A partir dos testes de usabilidade, pudemos refinar ainda mais o design para melhor atender às necessidades dos usuários. Esses ajustes resultaram em uma melhoria na eficiência do fluxo de trabalho dos usuários. Além disso, recebemos feedbacks positivos sobre a clareza e a simplicidade com que as informações foram organizadas.
No geral, este projeto resultou em melhorias significativas para a nossa plataforma e provou o valor de um processo de design centrado no usuário.
Aprendizados
Durante o desenvolvimento deste projeto, aprendi lições valiosas, como:
Compreensão do usuário: A importância de entender profundamente os usuários e suas necessidades não pode ser subestimada. A realização de entrevistas e pesquisas proporcionou uma visão clara das dores e necessidades dos usuários, que se tornaram a base para nossas soluções.
Iteração e feedback: A iteração contínua do design, com base nos feedbacks dos usuários, foi fundamental para o sucesso do projeto. A cada etapa do processo, buscamos o feedback dos usuários para refinar e melhorar nosso design.
Colaboração: A colaboração entre as equipes de design, desenvolvimento e negócios foi crucial para garantir que as soluções de design fossem tecnicamente viáveis e alinhadas com os objetivos de negócios da empresa.
Teste de usabilidade: A realização de testes de usabilidade com os usuários finais do protótipo foi uma etapa vital que nos permitiu identificar e corrigir problemas de usabilidade antes do processo de implementação.
Aprendizado contínuo: Este projeto reforçou a ideia de que o design é um processo de aprendizado contínuo. Cada projeto é uma oportunidade de aprender algo novo e melhorar nossas habilidades em termos de design.